Политика рассмотрения жалоб и апелляций

Журнал «Гелиотехника» стремится поддерживать справедливый, прозрачный, уважительный, своевременный и академически независимый публикационный процесс для авторов, рецензентов, читателей, редакторов и других участников.

Вопросы и возражения могут возникать в отношении редакционных решений, рецензирования, публикационных процедур, поведения сотрудников, политик журнала или опубликованного содержания. Настоящая политика устанавливает порядок представления, рассмотрения и разрешения жалоб и апелляций.

Все обращения рассматриваются объективно, последовательно и в соответствии с процессуальной справедливостью, политиками журнала и рекомендациями COPE. Добросовестное представление жалобы или апелляции не ставит заявителя в неблагоприятное положение.

Область применения политики

Настоящая политика применяется к жалобам и апелляциям, касающимся:

• редакционных процедур;

• организации рецензирования;

• необоснованных задержек в рассмотрении рукописи;

• общения редакторов или сотрудников журнала;

• применения политик журнала;

• редакционной независимости;

• конфликтов интересов;

• конфиденциальности;

• авторских сборов и управления освобождением от оплаты;

• технических или административных процессов;

• поведения редакторов, членов Редакционной коллегии, рецензентов или сотрудников;

• исправлений, ретракций и иных постпубликационных действий;

• опубликованного содержания;

• решений по представленным рукописям.

Заявления о плагиате, фабрикации или фальсификации данных, манипулировании рецензированием, неэтичном исследовании, ненадлежащем авторстве и иных научных или публикационных нарушениях в первую очередь рассматриваются согласно Политике рассмотрения заявлений о нарушениях. Жалоба на способ рассмотрения такого заявления может быть подана по настоящей политике.

Определения

Жалоба — выражение неудовлетворённости политикой, процедурой, услугой, управлением, редакционной практикой, сотрудником, Редакционной коллегией, Издателем или опубликованным содержанием журнала.

Апелляция — официальный запрос автора или авторов о пересмотре редакционного решения по представленной рукописи.

Апелляция оспаривает основание или процедуру принятия решения. Она не является обычным запросом на доработку и автоматически не начинает новый этап рецензирования.

Кто может подать жалобу или апелляцию

Жалобу могут подать:

• автор;

• рецензент;

• читатель;

• редактор;

• член Редакционной коллегии;

• учреждение;

• финансирующая организация;

• участник исследования;

• другое лицо или организация, непосредственно затронутые вопросом.

Апелляция по рукописи обычно подаётся автором для корреспонденции с ведома и согласия всех соавторов. Журнал может запросить подтверждение поддержки апелляции всеми авторами.

Справедливость и независимость

Жалоба или апелляция рассматривается квалифицированным лицом, которое, насколько это возможно, ранее не участвовало в рассматриваемом вопросе.

Лицо не рассматривает и не решает жалобу или апелляцию, если оно:

• непосредственно участвовало в оспариваемом решении;

• имеет личный, финансовый, профессиональный или институциональный конфликт интересов;

• участвовало в оспариваемом поведении;

• имеет иное отношение, способное нарушить беспристрастность.

При необходимости вопрос передаётся независимому редактору, члену Редакционной коллегии, представителю Издателя при независимом надзоре или внешнему консультанту.

Добросовестные обращения и защита от ответных мер

Журнал не принимает ответных мер против лица, честно и добросовестно подавшего жалобу, апелляцию или сообщение о научной добросовестности.

Обращение не влияет на беспристрастную оценку:

• текущей рукописи;

• будущего представления;

• деятельности заявителя как рецензента;

• законного академического взаимодействия с журналом.

Защита не распространяется на умышленную ложь, угрозы, преследование, дискриминационные выражения, сфабрикованные доказательства или заведомо злонамеренные заявления.

Конфиденциальность

Жалобы и апелляции рассматриваются с надлежащей степенью конфиденциальности. Информация передаётся только лицам, которым она необходима для оценки, расследования или разрешения вопроса.

Личность заявителя, апеллянта, информатора, рецензента и иных участников защищается, насколько это разумно возможно. Однако полная конфиденциальность или анонимность не гарантируется, если:

• раскрытие необходимо для справедливого расследования;

• соответствующему лицу должна быть предоставлена возможность ответить;

• требуется участие учреждения или правоохранительного органа;

• необходимо защитить целостность научной литературы;

• раскрытие требуется законом.

Чувствительные личные сведения, не относящиеся к вопросу, не раскрываются.

Сроки рассмотрения

Журнал стремится подтвердить получение жалобы или апелляции в течение пяти рабочих дней.

По возможности первоначальная оценка завершается и содержательный ответ предоставляется в течение 30 календарных дней.

Сложные вопросы с участием нескольких сторон, внешних экспертов, институционального расследования, правовых вопросов или значительного объёма документов могут потребовать больше времени. При существенной задержке заявителю предоставляется соответствующая информация о статусе дела.

Эти сроки являются операционными целями, а не абсолютной гарантией.

Подача жалобы

Жалоба направляется письменно по адресу ftikans@uzsci.net.

Рекомендуемая тема письма:

Жалоба по поводу [краткое описание или ID рукописи]

Жалоба, где применимо, должна содержать:

• полное имя и контактные данные заявителя;

• название и идентификационный номер рукописи;

• название статьи, DOI или сведения о публикации;

• ясное описание вопроса;

• соответствующие даты;

• имена или редакционные роли участвовавших лиц;

• копии соответствующей переписки;

• подтверждающие документы или доказательства;

• запрашиваемый результат или меру;

• раскрытие соответствующего конфликта интересов.

Анонимная жалоба может быть рассмотрена, если содержит конкретную, достоверную и проверяемую информацию. Анонимность может ограничить возможность расследования или сообщения результата.

Предварительная оценка жалобы

После получения жалобы журнал определяет:

• входит ли вопрос в область этой политики;

• достаточно ли представленной информации;

• следует ли применить другую политику журнала;

• требуется ли срочное действие;

• существует ли конфликт интересов;

• кто должен рассмотреть вопрос;

• нужна ли дополнительная информация.

До начала полного расследования журнал может запросить разъяснение или дополнительные доказательства.

Жалоба может быть закрыта на предварительном этапе, если она:

• находится вне ответственности журнала;

• не содержит определимого вопроса;

• остаётся недостаточно обоснованной после запроса разъяснений;

• без новых доказательств повторяет полностью рассмотренный вопрос;

• состоит только из несогласия с правомерным академическим суждением;

• является оскорбительной, угрожающей, заведомо ложной или поданной с ненадлежащей целью.

Заявителю обычно объясняется причина закрытия.

Расследование жалобы

Расследование может включать:

• рассмотрение записей по рукописи;

• изучение редакционной переписки;

• оценку рецензий;

• сопоставление политик и процедур журнала;

• запрос заявлений у редакторов, рецензентов, сотрудников, авторов или иных лиц;

• консультацию с независимым членом Редакционной коллегии;

• получение технического, этического, правового или предметного заключения;

• запрос документов у учреждения или организации.

Лицу, чьё поведение или решение существенно оспаривается, предоставляется разумная возможность ответить.

Расследование направлено на оценку доказательств и целостности процессов журнала, а не на наказание.

Жалобы на Главного редактора

Жалоба, непосредственно касающаяся Главного редактора, не расследуется и не решается исключительно самим Главным редактором.

Она передаётся одному из следующих лиц:

• старшему члену Редакционной коллегии без конфликта интересов;

• Издателю при обеспечении независимого надзора;

• другому квалифицированному лицу, не участвовавшему в вопросе;

• внешнему консультанту, где необходимо.

Главному редактору может быть предложено предоставить ответ, но он не контролирует результат.

Жалобы на Издателя

Жалоба на I-EDU GROUP LLC или лицо, действующее от его имени, передаётся квалифицированному лицу или органу, не участвовавшему непосредственно в оспариваемом поведении.

При необходимости вопрос может быть рассмотрен:

• независимым представителем Редакционной коллегии;

• представителем, назначенным Учредителем;

• внешним консультантом;

• другим компетентным институциональным органом.

Издатель не определяет единолично без независимого надзора результат жалобы на собственную деятельность.

Результат рассмотрения жалобы

После расследования журнал обычно предоставляет письменный ответ, который:

• резюмирует рассмотренный вопрос;

• объясняет применённую процедуру;

• указывает основные выводы;

• определяет принятые или планируемые меры;

• объясняет основания результата;

• сообщает о возможности дальнейшего внутреннего пересмотра.

Результат может включать:

• отсутствие дальнейших действий;

• объяснение или уточнение;

• извинение;

• исправление административной или фактической информации;

• улучшение коммуникации;

• пересмотр внутренней процедуры;

• переназначение рукописи;

• назначение нового редактора или рецензента;

• дополнительную независимую оценку;

• исправление, выражение обеспокоенности или ретракцию;

• рассмотрение по другой политике;

• уведомление учреждения или компетентного органа;

• обучение сотрудников или членов Редакционной коллегии;

• иную соразмерную корректирующую меру.

Недостаточность доказательств не обязательно означает, что жалоба была подана недобросовестно.

Дополнительный пересмотр жалобы

Если заявитель считает, что жалоба рассмотрена несправедливо, он может запросить один дополнительный внутренний пересмотр.

Запрос:

• подаётся в течение 30 календарных дней после ответа журнала;

• указывает существенную фактическую или процедурную ошибку;

• объясняет, почему первоначальное рассмотрение было недостаточным;

• предоставляет новые доказательства, если они имеются.

Одного несогласия с результатом недостаточно. По возможности пересмотр проводит лицо, не участвовавшее в первоначальном расследовании. Результат обычно является окончательным в рамках внутреннего процесса журнала.

Основания для редакционной апелляции

Апелляция может быть рассмотрена при наличии конкретных доказательств:

• существенной фактической ошибки в редакционном решении;

• серьёзного неправильного понимания рукописи;

• существенного процедурного нарушения;

• несоблюдения опубликованной Политики рецензирования;

• нераскрытого конфликта интересов, способного повлиять на решение;

• доказуемой предвзятости или ненадлежащего поведения;

• опоры рецензента или редактора на явно неверный факт;

• игнорирования существенной и относящейся к делу части первоначальной рукописи;

• существенного несоответствия между решением и сообщёнными авторам основаниями.

Апелляция должна показать, что предполагаемая ошибка или нарушение могли существенно повлиять на редакционный результат.

Вопросы, обычно не являющиеся основаниями для апелляции

Обычно недостаточно:

• несогласия с научным суждением рецензента или редактора;

• неудовлетворённости отклонением;

• желания представить полностью переработанное исследование;

• новых экспериментов или анализов после первоначального решения;

• новых аргументов, отсутствовавших в первоначальной рукописи;

• предпочтения других рецензентов;

• несогласия с целями и охватом журнала;

• просьбы о пересмотре без указания фактической, этической или процедурной ошибки;

• академической должности, репутации, учреждения или публикационных потребностей авторов.

Новые результаты, полученные после решения, обычно включаются в существенно переработанную новую рукопись, а не используются как основание апелляции.

Подача апелляции

Апелляция направляется автором для корреспонденции письменно по адресу ftikans@uzsci.net.

Рекомендуемая тема письма:

Апелляция по рукописи [ID рукописи]

Апелляция обычно подаётся в течение 30 календарных дней с даты редакционного решения.

Она должна содержать:

• название и идентификационный номер рукописи;

• дату и вид решения;

• краткое изложение оснований;

• объяснение предполагаемых ошибок по пунктам;

• ссылки на соответствующие комментарии рецензента или редактора;

• подтверждающие доказательства;

• подтверждение уведомления всех авторов;

• раскрытие соответствующих конфликтов интересов.

Апелляция должна быть профессиональной, фактической и сосредоточенной на оспариваемом решении. Исправленная рукопись обычно не прилагается, если журнал отдельно её не запросил.

Предварительная оценка апелляции

Главный редактор или уполномоченный независимый редактор определяет:

• соблюдён ли срок подачи;

• указано ли допустимое основание;

• достаточно ли подтверждающей информации;

• относится ли обращение к решению журнала;

• требуется ли независимый пересмотр.

Апелляция, лишь повторяющая несогласие с академическим суждением или не указывающая существенной фактической, процедурной либо этической проблемы, может быть отклонена без дальнейшего расследования.

Независимое рассмотрение апелляции

При наличии обоснованного основания журнал может:

• пересмотреть первоначальную рукопись;

• рассмотреть письмо с решением;

• изучить рецензии;

• оценить ответ авторов по пунктам;

• запросить объяснение ответственного редактора;

• при необходимости проконсультироваться с первоначальными рецензентами;

• назначить независимого редактора;

• получить дополнительную рецензию нового эксперта;

• запросить методологическую, статистическую, техническую или этическую консультацию.

По возможности содержание апелляции оценивает редактор или квалифицированное лицо, не отвечавшее непосредственно за первоначальное решение.

Если первоначальное решение лично принял Главный редактор, апелляция передаётся независимому старшему редактору, члену Редакционной коллегии без конфликта интересов или внешнему эксперту.

Первоначальным рецензентам автоматически не поручается единолично решать, были ли верны их собственные выводы.

Результаты апелляции

Апелляция может привести к:

• сохранению первоначального решения;

• уточнению решения без его изменения;

• возвращению рукописи в первоначальный редакционный процесс;

• назначению нового ответственного редактора;

• назначению новых рецензентов;

• приглашению доработать рукопись;

• рассмотрению рукописи как нового представления;

• отмене первоначального решения и его замене другим.

Успешная апелляция не гарантирует принятия рукописи. Она означает только необходимость пересмотра первоначального решения или процесса.

Автор для корреспонденции получает письменное объяснение результата.

Окончательность и количество апелляций

Журнал обычно допускает только одну апелляцию по каждой рукописи и редакционному решению.

Решение после завершения апелляции обычно является окончательным.

Дополнительная апелляция возможна лишь при наличии существенных новых доказательств серьёзной процедурной проблемы или проблемы добросовестности, которые невозможно было разумно представить ранее.

Повторные обращения с теми же аргументами могут быть закрыты без дальнейшего ответа.

Научные и этические нарушения

Жалобы о следующих нарушениях рассматриваются по соответствующим политикам публикационной этики:

• плагиат;

• фабрикация или фальсификация данных;

• манипулирование изображениями или данными;

• дублирующая публикация;

• манипулирование рецензированием;

• ненадлежащее авторство;

• неэтичное исследование;

• манипулирование цитированием;

• нераскрытые конфликты интересов.

Журнал может приостановить жалобу или апелляцию на время связанного расследования добросовестности. Решение о научной достоверности статьи может зависеть от результата институционального или иного компетентного расследования.

Жалобы на опубликованное содержание

Обращение по опубликованной статье должно ясно указывать:

• название статьи;

• авторов;

• DOI или сведения о публикации;

• оспариваемое утверждение, данные, изображение, расчёт или вывод;

• подтверждающие доказательства;

• предлагаемое исправление, где применимо.

Журнал может запросить ответ авторов и независимое экспертное заключение. При необходимости публикуется исправление, редакционная заметка, выражение обеспокоенности, ретракция или иное постпубликационное уведомление.

Меры после публикации принимаются согласно Политике исправлений и ретракций.

Необоснованные, оскорбительные или повторяющиеся обращения

Журнал может отклонить или закрыть жалобу либо апелляцию, которая является:

• явно необоснованной;

• заведомо ложной;

• злонамеренной;

• угрожающей;

• дискриминационной;

• оскорбительной;

• чрезмерно повторяющейся;

• не относящейся к журналу;

• направленной на преследование лица;

• поданной для манипулирования редакционным результатом.

До закрытия журнал отличает настойчивую добросовестную обеспокоенность от злонамеренного или оскорбительного поведения.

При оскорбительной или угрожающей коммуникации журнал может ограничить дальнейшую переписку, сохранив законный вопрос добросовестности для надлежащей оценки.

Хранение записей

Журнал хранит конфиденциальные записи о:

• жалобах и апелляциях;

• подтверждающих документах;

• соответствующей переписке;

• лицах, участвовавших в рассмотрении;

• решениях и их основаниях;

• корректирующих мерах;

• датах и процедурных этапах.

Записи хранятся согласно правилам защиты данных, конфиденциальности и хранения документов.

Они могут использоваться для выявления повторяющихся проблем, совершенствования процессов, обновления политик, обучения сотрудников, оценки соблюдения этических стандартов и защиты целостности научной литературы.

Персональная информация не хранится и не раскрывается сверх разумно необходимого для этих целей.

Внешние стандарты

Процедуры рассмотрения жалоб и апелляций журнала «Гелиотехника» основываются на:

• COPE Core Practices;

• рекомендациях COPE по жалобам и апелляциям;

• COPE Ethical Guidelines for Peer Reviewers;

• Principles of Transparency and Best Practice in Scholarly Publishing;

• DOAJ Guide to Applying;

• требованиях Scopus к заявлениям о публикационной этике и недобросовестной практике;

• критериях Web of Science по редакционному качеству и научной добросовестности;

• Положении о публикационной этике и недобросовестной практике;

• Политике рецензирования;

• Политике Редакционной коллегии;

• Политике конфликта интересов;

• Политике рассмотрения заявлений о нарушениях;

• Политике исправлений и ретракций;

• применимом национальном законодательстве и международно признанных стандартах добросовестности исследований.

Администрирование политики

Настоящая политика вступает в силу со дня её публикации на официальном веб-сайте журнала и периодически пересматривается для сохранения соответствия применимым этическим стандартам и редакционной практике журнала.

Жалобы, апелляции, запросы дополнительного пересмотра и вопросы по настоящей политике направляются по адресу ftikans@uzsci.net.

Обращения рассматриваются согласно применимым политикам журнала и актуальным рекомендациям COPE.